Lubinpex

 Wstęp

  Lubinpex to firma z wieloletnim doświadczeniem w organizacji imprez, bankietów i koncertów. Profesjonalna obsługa oraz niezawodność są dla niej kluczowe – każde wydarzenie wymaga perfekcyjnej logistyki, terminowości i pełnej kontroli nad dostępnością sprzętu. Aby sprostać rosnącym oczekiwaniom klientów i zapewnić najwyższy poziom obsługi, firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Quinno EVENT.

🔍 Wyzwanie

  Przed wdrożeniem systemu główną trudnością była brak szybkiej i wiarygodnej informacji o dostępności wyposażenia cateringowego. Proces pozyskania danych o stanie sprzętu był czasochłonny i rozproszony:

• konieczność wykonywania telefonów na plac lub do magazynu,
• sprawdzanie papierowych kartotek lub indywidualnych notatek pracowników,
• długotrwałe przygotowanie dokumentów dla klienta
• wymiana wielu maili i rozmów między działami.

  Taki sposób pracy prowadził do opóźnień, utrudniał planowanie, a w niektórych przypadkach skutkował sytuacją, w której o braku dostępności sprzętu informowano dopiero na końcowym etapie realizacji zamówienia. To z kolei powodowało nerwowe sytuacje, obniżało jakość obsługi oraz podważało zaufanie klientów.

🛠️ Rozwiązanie

  Wdrożenie systemu Quinno EVENT całkowicie zmieniło sposób zarządzania wyposażeniem cateringowym w Lubinpexie. Dzięki nowemu rozwiązaniu:

• dostępność sprzętu i towarów jest widoczna w czasie rzeczywistym,
• system automatycznie aktualizuje dane po każdej rezerwacji lub wydaniu,
• pracownicy mogą natychmiast sprawdzić, co jest wolne, co zarezerwowane, a co aktualnie używane,
• dostępne są szybkie raporty i zestawienia, ułatwiające planowanie wielu wydarzeń jednocześnie,
• wszystkie informacje znajdują się w jednym centralnym miejscu, eliminując potrzebę telefonów i dodatkowych zapytań.

✅ Efekty

Dzięki wdrożeniu systemu Quinno firma Lubinpex znacząco usprawniła procesy obsługi wydarzeń. Najważniejsze efekty są wymierne i należą do nich:

• skrócenie analizy dostępności sprzętu trwa teraz 1 minutę zamiast 15 (spadek o 93%).
• skrócenie czasu na rezerwację sprzętu i przygotowanie dokumentów trwa 4 minuty zamiast 15 (czyli oszczędność ok. 70% czasu pracy. )
• sprawdzenie, co znajduje się na placu, zajmuje teraz 2 minuty zamiast 20.
• eliminacja ryzyka sytuacji, w której klient dowiaduje się o braku sprzętu w ostatniej chwili
• liczba błędnych informacji przekazywanych klientom spadła niemal do zera (z kilku tygodniowo do pojedynczych przypadków w miesiącu).
• poprawa komunikacji wewnętrznej i wyższy poziom satysfakcji klientów.

  System Quinno stał się dla Lubinpexu nie tylko narzędziem operacyjnym, ale także strategicznym wsparciem, pozwalającym na skuteczniejszą obsługę bieżących wydarzeń oraz budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku.

💬 Opinie klienta

“skrócenie analizy dostępności sprzętu trwa teraz 1 minutę zamiast 15 (spadek o 93%).”
- Andrzej Bachmatiuk, LUBINPEX - Kierownik

💬 Opinie klienta

"liczba błędnych informacji przekazywanych klientom spadła niemal do zera - z kilku tygodniowo do pojedynczych przypadków w miesiącu"
- Andrzej Bachmatiuk, LUBINPEX - Kierownik

🧩 Kluczowe moduły / technologie

• Quinno EVENT
• Terminarz eventów

📎 Podsumowanie

  Efektem wdrożenia jest znaczące usprawnienie procesu zarządzania wyposażeniem cateringowym. Organizacja zyskała narzędzie, które eliminuje konieczność zgadywania i wielokrotnego potwierdzania informacji, skraca czas obsługi i minimalizuje ryzyko błędów. Dzięki systemowi możliwe jest nie tylko bieżące monitorowanie stanu placu, ale także planowanie wykorzystania zasobów z wyprzedzeniem, co przekłada się na lepszą jakość obsługi klienta i większą efektywność wewnętrzną.