Referencje

 Wstęp

  Lubinpex to firma z wieloletnim doświadczeniem w organizacji imprez, bankietów i koncertów. Profesjonalna obsługa oraz niezawodność są dla niej kluczowe – każde wydarzenie wymaga perfekcyjnej logistyki, terminowości i pełnej kontroli nad dostępnością sprzętu. Aby sprostać rosnącym oczekiwaniom klientów i zapewnić najwyższy poziom obsługi, firma zdecydowała się na wdrożenie systemu Quinno EVENT.

🔍 Wyzwanie

  Przed wdrożeniem systemu główną trudnością była brak szybkiej i wiarygodnej informacji o dostępności wyposażenia cateringowego. Proces pozyskania danych o stanie sprzętu był czasochłonny i rozproszony:

• konieczność wykonywania telefonów na plac lub do magazynu,
• sprawdzanie papierowych kartotek lub indywidualnych notatek pracowników,
• długotrwałe przygotowanie dokumentów dla klienta
• wymiana wielu maili i rozmów między działami.

  Taki sposób pracy prowadził do opóźnień, utrudniał planowanie, a w niektórych przypadkach skutkował sytuacją, w której o braku dostępności sprzętu informowano dopiero na końcowym etapie realizacji zamówienia. To z kolei powodowało nerwowe sytuacje, obniżało jakość obsługi oraz podważało zaufanie klientów.

🛠️ Rozwiązanie

  Wdrożenie systemu Quinno EVENT całkowicie zmieniło sposób zarządzania wyposażeniem cateringowym w Lubinpexie. Dzięki nowemu rozwiązaniu:

• dostępność sprzętu i towarów jest widoczna w czasie rzeczywistym,
• system automatycznie aktualizuje dane po każdej rezerwacji lub wydaniu,
• pracownicy mogą natychmiast sprawdzić, co jest wolne, co zarezerwowane, a co aktualnie używane,
• dostępne są szybkie raporty i zestawienia, ułatwiające planowanie wielu wydarzeń jednocześnie,
• wszystkie informacje znajdują się w jednym centralnym miejscu, eliminując potrzebę telefonów i dodatkowych zapytań.

✅ Efekty

Dzięki wdrożeniu systemu Quinno firma Lubinpex znacząco usprawniła procesy obsługi wydarzeń. Najważniejsze efekty są wymierne i należą do nich:

• skrócenie analizy dostępności sprzętu trwa teraz 1 minutę zamiast 15 (spadek o 93%).
• skrócenie czasu na rezerwację sprzętu i przygotowanie dokumentów trwa 4 minuty zamiast 15 (czyli oszczędność ok. 70% czasu pracy. )
• sprawdzenie, co znajduje się na placu, zajmuje teraz 2 minuty zamiast 20.
• eliminacja ryzyka sytuacji, w której klient dowiaduje się o braku sprzętu w ostatniej chwili
• liczba błędnych informacji przekazywanych klientom spadła niemal do zera (z kilku tygodniowo do pojedynczych przypadków w miesiącu).
• poprawa komunikacji wewnętrznej i wyższy poziom satysfakcji klientów.

  System Quinno stał się dla Lubinpexu nie tylko narzędziem operacyjnym, ale także strategicznym wsparciem, pozwalającym na skuteczniejszą obsługę bieżących wydarzeń oraz budowanie przewagi konkurencyjnej na rynku.

💬 Opinie klienta

“skrócenie analizy dostępności sprzętu trwa teraz 1 minutę zamiast 15 (spadek o 93%).”
- Andrzej Bachmatiuk, LUBINPEX - Kierownik

💬 Opinie klienta

"liczba błędnych informacji przekazywanych klientom spadła niemal do zera - z kilku tygodniowo do pojedynczych przypadków w miesiącu"
- Andrzej Bachmatiuk, LUBINPEX - Kierownik

🧩 Kluczowe moduły / technologie

• Quinno EVENT
• Terminarz eventów

📎 Podsumowanie

  Efektem wdrożenia jest znaczące usprawnienie procesu zarządzania wyposażeniem cateringowym. Organizacja zyskała narzędzie, które eliminuje konieczność zgadywania i wielokrotnego potwierdzania informacji, skraca czas obsługi i minimalizuje ryzyko błędów. Dzięki systemowi możliwe jest nie tylko bieżące monitorowanie stanu placu, ale także planowanie wykorzystania zasobów z wyprzedzeniem, co przekłada się na lepszą jakość obsługi klienta i większą efektywność wewnętrzną.

 Wstęp

Zarządzanie dużą ilością asortymentu potencjalnie zawsze jest obarczone dużą ilością sytuacji krytycznych: błędów, uszkodzeń, problemów z dostawami, itd. Problem ten dotyczy zwłaszcza firm, obracających produktami technologicznie zaawansowanymi, złożonymi z wielu elementów, które mogą się psuć lub podlegać zużyciu. W przypadku FLT Grupa, firmy skoncentrowanej na wózkach widłowych oraz podnośnikach koszowych, skala operacji, związanych z serwisowaniem produktów, stawała się przytłaczająca.

🔍 Wyzwanie

Asortyment, oferowany przez FLT Grupę, to produkty, które są intensywnie eksploatowane, nierzadko w bardzo wymagających warunkach. W połączeniu z dużą liczbą wypożyczeń maszyn, powodowało to, że każdego miesiąca do firmy trafiało kilkaset (pomiędzy 650 a 700) zgłoszeń serwisowych. Przy takiej skali, pracownicy firmy mieli ogromne problemy z ustaleniem statusu danej sprawy, kontaktem z klientami, odpowiedziami na szczegółowe pytania, dotyczące konkretnego przypadku. Zamieszanie potęgował fakt, że zgłoszenia spływały równolegle z dwóch kanałów: mailowo i telefonicznie, co nastręczało dodatkowych problemów z synchronizowaniem danych i wyszukiwaniem potrzebnych informacji, wprowadzaniem ich do systemu, itd. Przy skali ok. 700 zgłoszeń miesięcznie i równoległym prowadzeniu ok. 250 spraw, błędy i niedopatrzenia oraz chaos organizacyjny były nie do uniknięcia.

🛠️ Rozwiązanie

FLT Grupie pomogliśmy we wdrożeniu systemu Comotel z modułem webowym B2B SERWIS, który pozwolił ich klientom na szybkie zgłoszenia usterek wózków widłowych oraz zarządzanie procesem reklamacji (podgląd urządzeń serwisowanych, etapów procesu, statusów, itd.). Funkcje tego rozwiązania pozwoliły odciążyć pracowników działu serwisu i obsługi klienta.

✅ Efekty

Dzięki wdrożeniu programu Comotel, pracownicy FLT Grupy mogą skoncentrować się na innych zadaniach. Ich klienci są w stanie samodzielnie składać nowe zgłoszenia serwisowe, jak również monitorować ich przebieg. Odpowiedzi na najczęściej powtarzające się pytania klientów (np. kiedy sprzęt będzie naprawiony, kiedy przyjedzie technik, itd.) znajdują się w systemie, stąd też liczba zapytań znacząco spadła.        

💬 Opinie klienta

“W kilku przypadkach ilość maili dziennie wynosiła z klientem ok. 35-45, a teraz zeszła prawie do zera.”
- Artur Jaska, prezes FLT Grupy

Okazało się, że pracownicy FLT Grupy nie byli w procesie serwisowania niezbędni. Wiele zasobów (jak np. historia przeglądów, raporty z wizyt techników, książkę konserwacji, daty napraw, itd.) wystarczyło udostępnić klientom za pośrednictwem systemu Comotel B2B Serwis, by mieli do nich dostęp 24h/dobę. To “usamodzielnienie się” klientów wyeliminowało także frustrację, związaną z długim czasem oczekiwania na informację oraz błędami. W rezultacie udało się także poprawić relacje z klientami FLT Grupy i zatrzymać ich przy sobie dłużej, podnosząc rentowność.

💬 Opinie klienta

" Platforma Comotel B2B SERWIS ma realny wpływ na utrzymanie klienta."
- Artur Jaska, prezes FLT Grupy

🧩 Kluczowe moduły / technologie

• Comotel RENTAL
• Comotel SERWIS
• Comotel FAM (automatyczne fakturowanie wynajmu)
• Comotel WINDYKACJA
• Comotel TRANSPORT
• Comotel B2B SERWIS (klienci online)

📎 Podsumowanie

FLT Grupa dzięki współpracy z ULISSES Software uporządkowało procesy związane z wynajmem i serwisem sprzętu, zyskało transparentność kosztów oraz znacząco zmniejszyło ryzyko operacyjne. To milowy krok w kierunku transformacji cyfrowej i optymalizacji efektywności

	Klient	PIN Catering
	Branża Zakres współpracy	Gastronomia i catering Wdrożenie systemu rezerwacji i wynajmu sprzętu, synchronizacja wynajmu z magazynem

 Wstęp

Branża wynajmu sprzętu eventowego nie toleruje pomyłek. Klienci składając zamówienie słusznie oczekują, że dostaną wszystkie wynajęte akcesoria na czas. Zarządzanie stale rotującym magazynem z tysiącami pozycji akcesoriów stanowiło dla PIN Catering spore wyzwanie.

🔍 Wyzwanie

W okresie szczytowym (maj–czerwiec oraz listopad–grudzień), ze względu na ogromne zainteresowanie usługami, firma PIN Catering napotykała poważne trudności w sprawnej obsłudze klientów. Dysponując ofertą obejmującą około 10 000 sztuk różnorodnego asortymentu - od naczyń, przez tekstylia, aż po specjalistyczne wyposażenie gastronomiczne - oraz obsługując w szczycie sezonu nawet 500 zamówień, firma była zmuszona radzić sobie z ogromną ilością danych w warunkach ręcznego zarządzania.

Brak wdrożonych narzędzi informatycznych powodował, że całość procesów logistycznych i operacyjnych opierała się na pamięci, determinacji oraz doświadczeniu zespołu. W efekcie, przy braku bieżącej informacji o stanach magazynowych, czas obsługi klienta ulegał znacznemu wydłużeniu, a ilość błędów w realizacji zamówień, takich jak np. brakujące lub pomylone elementy, znacząco rosła. Takie warunki pracy prowadziły do mniejszej efektywności i wzrostu niezadowolenia klientów w kluczowych dla działalności firmy miesiącach. W oczywisty sposób ograniczało to potencjał sprzedażowy firmy.

🛠️ Rozwiązanie

Zaproponowaliśmy program Quinno EVENT, stworzony specjalnie na potrzeby firm z branży wynajmu sprzętu eventowego. Uwzględnia on specyfikę pracy w wypożyczalni dowolnego sprzętu i działa na urządzeniach mobilnych, jak laptop czy smartfon. To znacznie ułatwia korzystanie z niego poza biurem, zwłaszcza w terenie. Kluczowa funkcja Quinno Rental, tzn. zarządzanie magazynem w czasie rzeczywistym, okazała się być idealnym rozwiązaniem kłopotów firmy z realizacją zamówień. Od tej pory, informacja o każdym wypożyczeniu lub zwrocie natychmiast pojawiała się w systemie, a dane dotyczące stanów magazynowych aktualizowały się automatycznie.

✅ Efekty

Dzięki wdrożeniu Quinno Rental, udało się osiągnąć kilka imponujących efektów:

• wyeliminowano całkowicie błędy ludzkie, dotyczące zarządzania stanami magazynowymi;
• znacząco zredukowano czas obsługi klientów;
• usprawniono zarządzanie zasobami oraz planowanie i logistykę w szczycie sezonu.  

💬 Opinie klienta

„Quinno zautomatyzował naszą obsługę klienta i uporządkował wynajem sprzętu eventowego.
- Paweł Sierpina, PIN CATERING

💬 Opinie klienta

" ULISSES Software wdrożył system sprawnie i profesjonalnie – dziś działamy szybciej i skuteczniej.”
- Paweł Sierpina, PIN CATERING

🧩 Kluczowe moduły / technologie

• Quinno EVENTY
• HWR - harmonogram wynajmu i rezerwacji sprzętu

📎 Podsumowanie

Dzięki zrozumieniu potrzeb klienta i elastycznym rozwiązaniom Quinno EVENTY, PIN Catering zyskał nowoczesne narzędzie, które rozwija się razem z firmą. Automatyzacja pozwoliła zespołowi skupić się na jakości i rozwoju usług, nie na papierologii. PIN Catering uporządkowało procesy związane z rezerwacjami sprzętu i znacząco zmniejszyło ryzyko operacyjne. To milowy krok w kierunku transformacji cyfrowej, która w tym przypadku dała więcej rezerwacji w krótszym czasie

Jak nasi klienci rozwiązują konkretne problemy wystepujące w zarządzaniu firmą?

Jakie korzyści w praktyce może osiągnąć firma po wdrożeniu programu Quinno lub Comotel?

  Firma ULISSES Software oferuje programy zaprojektowane na dwóch modułowych platformach: Comotel (projekt 2005) oraz Quinno (projekt 2015). W ciągu tych kilkunastu lat systematycznie dbamy o serwis i rozwój obu platform, generując kolejne branżowe programy.
   Linia główna zawiera: Wynajem i Serwis, Ewidencja Akcyzy i Ewidencja odzieży roboczej. W tych obszarach biznesu pozycja programów Comotel i Quinno na rynku jest bardzo wysoka. Podobnie kompetencje naszych specjalistów - programistów, wdrożeniowców i serwisantów.
   Linie dodatkowe zawierają: Zakupy/Sprzedaż, Księgowość, Ewidencja odpadów (Gmina) i Produkcja. Są one poszerzeniem naszej oferty, zapewniając użytkownikom kompleksowe rozwiązania (ERP)

   Kto nas obdarzył zaufaniem? Zobacz menu z lewej strony - podział na branże

  Program Comotel AKCYZA jest wdrażany od 2012 r. Obecnie (maj 2024) obsługuje ponad 450 podmiotów akcyzowych prawie ze wszystkich branż: skład podatkowy, energia elektryczna, alkohol, opał, wyroby winiarskie, wyroby spirytusowe, paliwa, gaz, itd. Naszym atutem jest szybka reakcja na zmianę przepisów oraz systematyczny rozwój programu. Zaufali nam:

Powyżej wybrane podmioty akcyzowe korzystające z programu Comotel AKCYZA.

  Profesjonalny i kompleksowy program do ewidencji odzieży roboczej - Comotel SORTY - został wdrożony w ponad 80 podmiotach (maj 2024), w urzędach i firmach. Przydatny w wypadku prowadzenia ewidencji dla 20 jak i dla 6.000 pracowników. Zaufali nam:

  W programach dla wynajmu i serwisu sprzętu jesteśmy w Polsce niekwestionowanym liderem. Ponad 180 wdrożeń (lipiec 2025) i pozytywne referencje świadczą o naszych kompetencjach. Program dla Wynajmu często integrujemy z modułem Serwis. Zaufali nam:
-1

Powyżej wybrane podmioty - użytkownicy naszych programów Comotel i Quinno. Reprezentują różne branże: wynajem i serwis maszyn, podnośników, dźwigów, wózków widłowych, rusztowań, szalunków, samochodów, itp.  

Jedną z naszych kluczowych specjalizacji jest oprogramowanie dla szeroko pojętej gospodarki odpadami. Obejmuje Systemy Gospodarki Odpadami Komunalnymi w Gminie, Punkty Selektywnej Zbiórki Odpadów Komunalnych (PSZOK), Zakłady Zagospodarowania Odpadów (ZZO) i Podmioty Odbierające i Transportujące Odpady (POD).

Lista użytkowników obejmuje kilkadziesiąt pozycji m.in.:

• Urząd Miasta Rybnika Zobacz referencje
• Związek Gmin Regionu Ostródzko - Iławskiego Zobacz referencje
• Urząd Miasta i Gminy Niepołomice Zobacz referencje
• Zakład Usług Komunalnych w Bystrzycy Kłodzkiej Zobacz referencje
• GOSKOM - Gmina Praszka Zobacz referencje
• Urząd Gminy Ceków - Kolonia Zobacz referencje
• Urząd Gminy Opatówek Zobacz referencje
• Urząd Gminy Lubanie Zobacz referencje
• Urząd Gminy Bodzanów Zobacz referencje
• Urząd Gminy Panki Zobacz referencje
• Urząd Gminy Sośno Zobacz referencje
• MPOiRD w Żaganiu (POD + PSZOK) Zobacz referencje
• Przedsiębiostwo Gospodarki Odpadami w Kielcach (PSZOK)  Zobacz referencje 
• Urząd Miasta i Gminy Nakło n. Notecią oraz KPWiK Nakło (Mini Pszoki) Zobacz referencje 
• Zakład Zagospodarowania Odpadów Nowy Dwór (ZZO)

Urzędy Marszałkowskie

• Urząd Marszałkowski Województwa Małopolskiego Zobacz referencje
• Urząd Marszałkowski Województwa Wielkopolskiego